領収書の整理と保管

日々の業務に欠かせない「領収書」。つい“なんとなく”保管してしまいがちですが、
実はルールを守っていないと大きなリスクにつながることも。
今回は、フリーランスや個人事業主の方が知っておきたい「領収書の整理と保管」について、税務の観点からわかりやすく解説します。

1. 領収書の保管期間は原則7年

「何年保管すればいいの？」という疑問に対して、答えは 原則7年間の保管が必要です。

これは、税務調査で遡って確認される最大の期間に対応するためです。もし領収書がないと、経費として認められない可能性があるため、しっかりと保管しておきましょう。

例外もあります：

• 白色申告の方は5年
  
• 赤字決算の年度は10年保管が推奨（繰越欠損金を適用するため）
  

将来的に青色申告へ切り替える場合なども考慮し、基本は“7年保管”をおすすめします。

2. 電子帳簿保存法とは？

近年の法改正で「電子帳簿保存法」が整備され、電子データは電子のままで保管することが求められるようになりました。

保存区分の考え方：

• 紙でもらった領収書 → 紙で保管（スキャンは可。ただし要件が複雑）
  
• メール等で受け取ったデータ → 電子のまま保管（検索・再現性が必須）
  

電子保存での注意点：

• ファイル名に日付や内容を記載（例：2024-04-01_打ち合わせ_交通費.pdf）
  
• スキャンする場合は両面・複数ページも忘れずに
  
• 電子データは検索可能な状態で保管
  

将来的には税務調査も電子化が進み、ファイル内のデータを絞り込んでチェックされる時代になると言われています。

3. 保管ミスのリスクとは？

仮に領収書が見つからなければ、経費として否認されるリスクがあります。さらに、ペナルティとして加算税や延滞税が発生する可能性も。

「まあこのくらいなら大丈夫」と思っても、いざ税務調査が入れば厳密な確認がされます。信頼される事業者であるためにも、正しい保管ルールの実践が重要です。

4. 効率的な保管のコツ

• 形式は「もらった形式のまま」が基本
  
  • 紙は紙で、データはデータで
    
• 自分にとって使いやすい方法で管理
  
  • クリアファイルでも、クラウドでもOK
    

業務効率の観点からも、正しく整理されていると経費精算や確定申告がスムーズになります。

5. まとめ

• 領収書は 原則7年、赤字年度は10年保管
  
• 電子帳簿保存法に対応し、形式に応じた保管を心がけましょう
  
• データは検索・再現可能な形で保管
  
• 正しい管理が税務リスクを減らし、信頼にもつながる
  

地味なようでとても大事な「領収書の整理と保管」。

今一度、社内のルールや運用を見直してみてはいかがでしょうか？

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