決算効率化のポイント～アプローチ編～

働き方改革が叫ばれる今、残業時間を減らすことはどの企業にとっても大きな課題となっています。

そして改革は営業などのフロント部門から実施されるのか一般的かと思います。

しかし、経理部門こそ効率化が必要で、効率化を行う効果も高いと思うのです。

経理部門は繫忙期のある職種です。月次決算を含む決算時期は残業することが当たり前になっています。

この“当たり前になっている”というところがポイントで、本当に当たり前なのでしょうか。

効率化を考える上では、まずはここを疑ってみることが大切です。

今回は、筆者の決算効率化プロジェクトの経験を踏まえ、そのポイントについて考えていきたいと思います。

視点が大切

何事もそうですが、何かアイデアを出すときには“型”や“フレームワーク”があった方が考えやすいです。

決算効率化においても例外ではなく、やみくもにムダを探そうとしてもうまくいきません。

“どういうポイントで効率化しようか“という視点持っておくことが大事です。

そこで、決算効率化を図るために持つべき視点、つまりアプローチの方法を3つご紹介します。

【アプローチその①】楽する

業務負荷を軽減することです。省力化という言い方もできます。

現状業務を見直して、省力化できる方法を探します。

とは言っても様々な方法が考えられますので、さらにアプローチを3つに分解します。

『変える、やめる、統合する』

この3つの観点から省力化の方法を検討していきましょう。

変える

まずは現状を疑ってかかります。

今までのやり方、使っているワークシートのフォーマット、業務の分担など、見直す対象はたくさんあります。

当然のようにやっていたことや使っていたものを、少し変えるだけでも効果がありますので、工夫してみましょう。

やめる

これ、意外と多いです。

・なんとなくやっている

・やっておいた方がなんとなく安心

・仕事してる感が出る

など、明確な理由なくやっている業務は意外と多いです。

例えば、チェックや押印作業など、一見大事そうに見える行為であっても、

そのチェックや押印がビジネス上のどういうリスクを抑えるためにやっていることなのかを突き詰めて考えれば、

結果としてやめても問題ないという結論に至ることもしばしばあります。

統合する

典型的なものが業務の重複です。

違う担当者が、微妙に違う情報をもとに、微妙に違う資料を作っていることはよくあります。

これはもちろんわざとやっているわけではなく、横の連携が取れていないから起こるものです。

資料を統合し、業務をどちらかの担当者に寄せるなどの工夫が必要です。

また、重複はしていないが、前後の工程や知識の相乗効果を考えれると、

一人の人がやった方が良いことも多々あります。

上述した『変える』の部分とも関連しますが、定期的に業務の分担を見直すことは大事です。

【アプローチその②】早める

実施時期を早めること、すなわち“前倒し”です。

その業務は本当に決算時期にしかできないのでしょうか。

冒頭で、経理部門はある意味季節労働的なところがあると書きましたが、

一般的に月末～翌月初が猛烈に忙しく、月中は比較的穏やかなことが多いです。

“決算業務の中から月中にできることを増やせないか”

“月中に整理や準備をしておくことで決算がスムーズにいくような業務ないか”

そういう観点で業務を見直しみてはいかがでしょう。

【アプローチその③】速める

こちらは単純にスピードを上げることです。

もちろん経験を積むことで知識が増えたりスキルが磨かれ、結果スピードは上がりますが、

そういうイチ個人の能力の話ではなく、

ここでは仕組みを変えることでスピードを上げることを考えましょう。

例えば、

・インフラを変えてしまう（＝会計システムの変更）

・人間が作業をやらない（ロボットの導入）

などです。

会計システムについて言うと、

クラウド会計導入することで余計な手間が減ったり、様々な業務を一気通貫で行うことができるといった観点で、

スピードアップにつながります。

また、単純で定型的な業務については人間がやるよりもロボットがやる方が断然速いです。

対象となるような業務がある場合にはUiPathなどのRPAの導入を検討しても良いでしょう。

最後に

働き方改革や業務効率化でよく話題になっているのは、最後に紹介した“クラウド”や“RPA”です。

しかし、クラウド会計やRPAの導入においては、その手前の“交通整理”が最も大事です。

つまり、現状をしっかりと把握して、課題を明確にすることが非常に重要だということです。

課題が明確になれば、あとはその課題に対して最も適した解決手段を選定していくだけです。

その解決手段のひとつがクラウド会計だったりRPAだったりするわけで、

やみくもに最新のものを入れたところで劇的な効果は望めないでしょう。

ここはしっかりと認識したうえで、決算効率化を進めていきましょう。

私たちKUMA Partners.,Ltd.では決算効率化も支援させていただいております。

特に事前の“交通整理”の部分を得意としております。

決算効率化にまじめに向き合いたい方、お気軽にご相談ください。

最後までお読みいただきありがとうございました。