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従業員がマイナンバーの提供を拒否! 企業に求められる対応は?

企業には従業員の個人情報であるマイナンバーを必要に応じて収集し、適切に管理する義務があります。
しかし、従業員のマイナンバー制度への不信感などから提出を拒否されてしまうことも少なくありません。
今回は、従業員にマイナンバーの提出を拒否されてしまった際に企業が取るべき対応について解説します。

マイナンバーの提供が拒否される理由

マイナンバーの提供を拒否する従業員に対して、企業はどのように対応したらよいのでしょうか。
そのような場合は、まず、従業員に拒否する理由を聞いてみましょう。
マイナンバーの提供を従業員が拒否する理由としては、主に以下の二つが考えられます。

一つは、従業員がマイナンバー制度のことを、よく理解できていないケースです。
このような従業員は、マイナンバーが重要な個人情報であるとは認識していても、本来の活用方法については詳しく知らない可能性があります。
そのため、なんとなく不安に感じ、企業に個人情報を渡したくないと考え、提供を拒否するのです。

もう一つは、「悪用される危険性があるから」といった理由で提供を拒否するケースです。
マイナンバーは、個人情報の照会にも使われるため、個人情報の流出や悪用を危惧する人は一定数存在します。
このような従業員は企業の安全管理が信頼できず、提供を断る場合があります。

マイナンバー提供を拒否されたときの対応

では、マイナンバー提供を拒否されてしまった場合にはどうすればよいのでしょうか。
以下に代表的な対応方法を3つ紹介します。

(1)マイナンバーの提供が義務化されていることを伝える
マイナンバーは法定調書へ記載することが義務づけられています。
まずは、従業員にマイナンバーの記載が、法律で定められた義務であることを理解してもらいましょう。
年末調整では、書類の提出にマイナンバーが必要になります。
もし十分に説明を行っても、従業員から提供を拒否される場合には、それぞれの書類の提出先に判断を仰ぐ必要があります。

(2)手続きを実行する
マイナンバーの提供がむずかしい場合には、記載せずに書類を提出することもできます。
このような場合には、無記入である理由を担当する行政機関に伝える必要があります。
ただし、書類の提出自体は可能ですが、手続きが複雑になってしまう場合もあるため注意が必要です。

(3)提出を促した日を記録する
提供を繰り返し拒否されてしまった場合には、必ず提供を依頼した日を記録しておきましょう。
企業は従業員のマイナンバーの収集と管理が義務化されているため、提供を求めた事実を正確に記録し、義務違反ではないことを記録しておきます。

マイナンバーを管理するには?

従業員とのトラブルを防ぐためにも、マイナンバーを適切に管理する必要があります。
ここでは企業が行うべきマイナンバーの適切な管理方法について解説します。

(1)専門家に業務委託する
マイナンバー管理の業務委託は法律で認められています。
専門業者へ業務委託を行うことで、コストや業務の負担を少なくするだけでなく、高い安全性が期待できます。

(2)管理システムを導入する
管理システムを活用すると、サーバーやクラウド、データベースなどでマイナンバーの管理を行うことができます。
専用のシステムでは厳重なセキュリティが施されたサーバーが使用されているため、自社でのデータ管理よりも個人情報漏洩のリスクを抑えることができます。
またデータ化して一括管理することで、紙媒体で管理した場合にみられる煩雑さも解消できます。

マイナンバーは法定書類を提出する際に必ず必要になるため、未提出の従業員に対しては、提供を呼びかける必要があります。
企業には、従業員が提供を拒む理由をきちんと聞き出し、不安を取り除く努力をして回収することが求められます。
提供した従業員からの不満が出ないように配慮しながら、理解を求めていきましょう。

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